Las certificaciones de calidad demuestran el compromiso de la organización con el cumplimiento de estándares de excelencia y mejora continua en el trabajo. Por eso, su adquisición aumenta el prestigio y credibilidad de la empresa.
Entonces, si buscas un buen posicionamiento en el mercado, debes esforzarte en conseguir certificaciones. Igualmente debes hacerlo, si deseas optimizar tus procesos de trabajo, evitar gastos y mejorar las condiciones de seguridad y salud laboral.
Obtener las certificaciones implica un proceso que demanda detalle, pero bien llevado resulta fácil. Te presentamos a continuación algunos aspectos clave para conseguir tus certificaciones sin complicaciones.
Preparación para Auditorías y Evaluaciones de Conformidad
En el momento que decides certificar la empresa comienza un proceso de revisión de actividades. Todos los departamentos deben prepararse y adaptar su trabajo frente a la próxima auditoría de certificación.
Aunque hay muchos tipos de certificaciones, normalmente cuando hablamos de calidad, se evalúan todos los departamentos y procesos de trabajo. Por eso, para conseguirla se requiere de la participación y preparación de todo el personal.
Las certificaciones de calidad requieren un proceso de evaluaciones internas que te preparen para obtenerlas.
En este proceso previo a la certificación, es importante que fortalezcas los siguientes tres aspectos clave.
Establecimiento de Procedimientos Documentados y Cumplimiento de Requisitos Previos
El principal instrumento que toma en cuenta un organismo certificador para conocer a detalle las actividades que ejecutas son los procedimientos de trabajo. A través de su análisis es posible validar que se desarrollan como corresponde. Por eso, son lo primero que debes organizar.
Los procedimientos son documentos que explican a detalle las actividades que lleva a cabo cada departamento. Son la clave para la certificación, porque de ellos parten muchos otros puntos a evaluar durante el proceso.
Ahora, junto a los procedimientos que expliquen el trabajo o la actividad, igualmente debes desarrollar procedimientos específicos que te exige la norma de calidad. Por ejemplo, contar con procedimientos de auditorías internas.
También existen requisitos previos. Al respecto ten presente que debes:
- Cumplir con la normativa legal correspondiente, según el país y ciudad donde te encuentres y el tipo de actividad e industria a la cual pertenezcas.
- Desarrollar la política de calidad que abarque todos los departamentos y actividades de la empresa.
- Contar con los recursos económicos necesarios para poder ajustar todas las actividades a los requisitos de la norma y poder acceder al proceso de certificación.
Creación de Listas de Verificación y Herramientas de Autoevaluación
Un requisito indispensable para obtener certificaciones de calidad es realizar regularmente procesos de autoevaluación o auditorías internas. Su aplicación revela el compromiso de la empresa con el principio de mejora continua.
Cuando realizas auditorías, identificas puntos débiles del sistema que pueden mejorarse para incrementar la calidad del proceso.
Estas autoevaluaciones usan como principal medio de validación las listas de verificación. Ellas son herramientas de trabajo que enumeran los elementos del proceso que serán supervisados.
Si desconoces cómo hacerlas, en Prysmex ofrecemos listas de verificación preelaboradas que incluyen todos los ítems a evaluar durante las certificaciones de calidad.
Capacitación y Sensibilización del Personal sobre los Requisitos de las Certificaciones
Un proceso de certificación incluye a todos los departamentos y personas que trabajan en ellos. Por eso, en cuanto se decide emprender este camino, debes involucrar a todos en el proceso.
Para hacerlo, resulta importante generar espacios de sensibilización y capacitación. También debes crear canales que te permitan conectar con todos los trabajadores y hacerles llegar información que los prepare para el próximo proceso de certificación.
Por ejemplo, la plataforma de trabajo de Prysmex cuenta con un módulo de comunicación que puedes usar para crear una comunidad y comunicarte con ella. Desde allí, puedes enviar textos, fotografías y enlaces con información para que los usuarios comenten y participen.
Automatización de Procesos de Seguimiento y Documentación
Las organizaciones certificadoras trabajan realizando una evaluación de conformidad en la que determinan si tus procesos cumplen o no con los requisitos de calidad.
Ellos se programan para realizar su trabajo en un periodo determinado, donde evalúan el desempeño de calidad de tu empresa a través del tiempo. Para esto, te van a solicitar evidencias del cumplimiento de los protocolos o procesos de calidad. Tú les demuestras que cumples a través de la evidencia que les presentes.
Generación Automática de Documentación Estandarizada y Reportes de Conformidad
Todas las evaluaciones internas que realizas te generan documentos que son las pruebas que presentaras al auditor que te vaya a certificar. Cada evidencia debes procesarla y generar informes o reportes que resuman los hallazgos.
Es un proceso que puede tomar mucho tiempo, pero si te apoyas en la tecnología de Prysmex, lo conseguirás con unos cuantos clics.
Prysmex simplifica el proceso de obtención de reportes porque procesa automáticamente los datos necesarios para las certificaciones de calidad.
Prysmex procesa en tiempo real toda la información que introduces cuando aplicas tus listas de verificación. Al terminar, te permite generar reportes de conformidad de forma automática.
Mantenimiento de Registros y Archivos Digitales para Auditorías Futuras
Como te comentamos, los certificadores van a evaluar tu desempeño a través del tiempo, entonces debes presentarles todos los archivos históricos que soporten tu gestión de calidad.
Cuando trabajas desde Prysmex, tienes la ventaja de tener todos los registros y archivos digitales resguardados en la nube. Solo debes acceder y ubicar el periodo al cual deseas acceder.
El beneficio extra de usar Prysmex es que puedes cargar sin problemas tus métricas anteriores a nuestra base de datos. Con esto, te aseguras de mantener todo tu historial como información segura.
Seguimiento Continuo del Cumplimiento de Requisitos y Plazos
Cuando realizas una inspección o evaluación, puedes encontrar debilidades para las que es necesario generar soluciones. No hacerlo, puede significar que no logres las certificaciones de calidad que deseas.
Para poder asegurarte que se resuelva el problema, debes dar seguimiento al proceso. Con Prysmex, es fácil de realizar porque desde la plataforma puedes abrir tareas y asignar responsables de su cumplimiento.
También te permite visualizar todo el proceso hasta que se resuelve la tarea. Además, se realiza automáticamente el ajuste en tus estadísticas de calidad.
Optimización de Recursos y Tiempos de Auditoría
Los procesos de certificación de calidad requieren de mucha organización y tiempo de preparación. Aunque al principio parece un reto, cuando te apoyas en las herramientas tecnológicas apropiadas y te organizas, puedes llevarlo a cabo optimizando recursos y tiempo.
Reducción de Tiempos Muertos y Costos asociados con Auditorías Externas
Como Prysmex es una plataforma 100% digital y automatizada, todo el tiempo de auditoría y seguimiento se acelera. Su facilidad para procesar en tiempo real la información te ahorra horas de trabajo.
El uso de software especializados como Prysmex te permite optimizar los tiempos y recursos necesarios para las certificaciones de calidad.
Otro beneficio de que sea digital es que desde tu teléfono, tablet o computadora, puedes realizar todo el proceso de trabajo. Con ello, te ahorras el costo de los cientos de impresiones que normalmente se realizan.
Mejora Continua basada en Hallazgos y Recomendaciones de Auditorías
La mejora continua es el objetivo principal de las auditorías y las certificaciones de calidad. Todos los hallazgos que realices te permiten contribuir a fortalecer las metas que te lleven a alcanzar dicho objetivo.
Por eso, los hallazgos siempre deben generar recomendaciones que, al aplicarlas en los procesos, permitan el fortalecimiento del departamento o actividad.
Conclusión
Las certificaciones de calidad demuestran el compromiso de la empresa con la mejora continua de sus procesos. Por ello, su obtención influye en su reputación. Conseguirlas es producto de un proceso exhaustivo que, llevado con el apoyo de herramientas digitales como Prysmex, puede completarse de forma efectiva.
En Prysmex, encuentras módulos que simplifican la obtención y mantenimiento de las certificaciones de calidad con herramientas para la evaluación, seguimiento de los procesos, reporte y comunicación de los hallazgos.
Simplifica tu proceso de certificación con Prysmex. Contáctanos para más detalles sobre nuestro producto y servicios.
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