¿Puede mejorarse la productividad de forma significativa con la aplicación de una filosofía de trabajo? La metodología 5S es aplicable a toda empresa que quiera optimizar los procesos y crecer de forma cualitativa y cuantitativa.
Es una manera de mejorar las labores de manera efectiva mediante un innovador modelo de gestión. Si quieres conocer sus claves, te invitamos a acompañarnos en la lectura de este artículo.
Posiblemente la historia de los automóviles Toyota sea un caso de estudio paradigmático de la optimización de procesos de producción. ¿Sabías que en los años 60 los productos japoneses eran conocidos por su bajo costo y mala calidad?
Esta empresa nipona optó por revisar todos los procesos involucrados en el diseño, fabricación y ensamblaje de los autos. En otras palabras, decidió salir del estándar de los productos japoneses para competir en el mercado internacional.
La experiencia involucró una evaluación profunda de los sistemas, procesos y elementos involucrados en la producción de los autos. El resultado es una historia archiconocida que hoy la lleva a ser una empresa líder y reconocida por la calidad de sus autos.
Todo comenzó en 1960, cuando Toyota decidió aumentar la productividad a partir de mejorar el ambiente de trabajo. Se demostró que con sitios organizados, ordenados y limpios se obtienen mejores resultados en los procesos productivos.
Así que de esta experiencia de Toyota surgió esta metodología 5S.
Por contraste, digamos que un empleado que no tiene orden en sus cosas, que no cuenta con un sitio agradable ni limpio para su trabajo produce poco. No hay que ser un gurú para descifrar que en el entorno están las causas de una pobre productividad.
De allí que debamos tener claro que esta metodología 5S busca que las condiciones de orden y limpieza permitan mayores estándares de calidad. En otras palabras, implanta una cultura organizacional que promueve la mejora permanente.
Click to tweet: Cuando aplicas la metodología 5S a tu empresa los resultados se concretan en un mejor ambiente de trabajo que lleva a incrementar la productividad.
Veamos a continuación los cinco pasos de esta metodología que permite elevar la productividad y mejorar la calidad del trabajo y de los productos. Se denomina 5S porque cada una de las palabras en japonés que definen cada paso comienza con esta letra: S.
¿Por dónde comenzar? Efectivamente, esa es una pregunta común, pertinente y muy importante en el proceso. Lo bueno de esta metodología es que deja muy claro cuál es el primer paso: seiri, clasificar con un sentido utilitario.
Sucede cuando las personas involucradas en un proceso de mejoras comienzan a observar su entorno con una mirada crítica. Necesitan clasificar el entorno en función de dos grandes grupos: sirve o no sirve, es útil o inútil, se usa o no.
Lo normal es que en los sitios de trabajo se acumulen demasiadas cosas y pueden entorpecer las labores productivas, creando un clima de desorden y desuso. En este primer paso se identifican los elementos en el entorno y se determina su utilidad en los procesos.
Aquí hablamos de muebles, equipos, herramientas, documentos, recursos técnicos e inclusive de personal. La mirada busca clasificar el entorno para determinar lo que realmente se necesita para trabajar en las mejores condiciones.
Si, a pesar del análisis, existen dudas sobre la pertinencia de algunos elementos, resulta muy práctico utilizar la técnica del semáforo. Colocar un distintivo verde para aquello que es útil, uno rojo para lo que es descartable y uno amarillo para aquellos elementos que resultan dudosos.
Una vez que hemos eliminado todo aquello que no reporta utilidad en el entorno inmediato, viene el segundo paso: seiton, organizar. De poco sirve quedarse con lo útil si no se le asigna un orden o una ubicación adecuada.
La verdad es que por muy útiles que sean ciertos elementos en los procesos, poco rendimiento brindan, si no están organizados de forma práctica. ¿Recuerdas algún instalador que se retrasa en su trabajo al no encontrar determinada herramienta?
Digamos que la mejor solución es organizar el espacio por zonas, incluso demarcando áreas con colores diferentes. Quizás un video de una línea de ensamblaje Toyota puede ser ilustrativo sobre los efectos de este paso.
El sitio de trabajo puede estar delimitado por muebles, aparatos, equipos, herramientas, documentos y programas digitales, entre otras posibilidades. Lo más efectivo es ubicar cada cosa en un lugar donde acceder a ella para su uso.
El tercer paso de esta metodología 5S es seiso: limpieza. Este valor, cuando es compartido por todos los miembros de la empresa, genera bienestar y salubridad en el sitio de trabajo. La limpieza en el sentido más amplio es necesaria para la convivencia.
Por este motivo todos los participantes son responsables de mantener la limpieza en lo personal y en el entorno laboral. Este cuidado implica restituir las condiciones de higiene y pulcritud del lugar y la comunidad.
Resulta evidente que un ambiente funcional, organizado y limpio permite un mejor estado de ánimo para producir. De allí que las actividades rutinarias de aseo deban estar integradas en la jornada laboral.
Vale la pena acotar que el cuidado personal en este ámbito genera respeto hacia los compañeros de trabajo. De forma similar, cuidar el ámbito laboral es otra forma de valorar el trabajo de los demás.
El cuarto paso es seiketsu: estandarizar. En este punto se promueve la creación de hábitos que permitan ser más eficientes. Busca crear la cultura organizacional de la productividad, para lo cual se internalizan y practican rutinas eficientes.
Este paso tiene como objetivo reforzar los tres pasos precedentes e implementarlos en la cultura empresarial. Quiere decir entonces que aquí vale la pena desarrollar estrategias que fortalezcan la mejora continua.
Crear el hábito de la estandarización en una comunidad pasa primero por una etapa de inducción. Una vez instaurado, opera sin mayor resistencia. La ventaja es que los buenos hábitos laborales se integran a la vida personal.
Hablamos, en este caso, de la adopción de seiri, seito y seiso como soportes del modelo de producción.
El quinto paso de la metodología 5S es shitsuke: disciplina. ¿Escuchaste alguna vez decir a los expertos en sus áreas que la disciplina es mucho más valiosa que el talento?
La disciplina cumple la función de mejorar de forma constante. Con ello produce una base sólida para los primeros cuatro pasos. En otras palabras, la disciplina le permite a la organización o empresa integrar de forma sostenida los cambios necesarios.
Para la empresa resulta vital crear una cultura propia que promueva el trabajo y el mejoramiento como constantes del quehacer cotidiano. De esta forma, se avanza en el logro de los objetivos planteados.
Si quieres realizar un chequeo de los indicadores que te indican si tu empresa puede aplicar la metodología S5 para mejorar, te damos una serie de escenarios en los que resulta efectiva:
¿Quieres saber cómo la Metodología 5S favorece a tu empresa u organización? Vamos a señalarte algunos de sus beneficios:
Quizás pienses que tu empresa está ordenada, se mantiene limpia, los empleados trabajan a gusto y la productividad es buena. Ahora convendría que pensases en cómo sería esa empresa si aplicara un sistema de optimización.
Click to tweet: La metodología 5S resulta provechosa para todo tipo de empresa, es de aplicación universal y tiene una forma adecuada de implementación.
Para implementarlo necesitas cumplir con varios pasos. Veamos a continuación la hoja de ruta a seguir.
Si quieres lograr resultados reales, comienza por explicar las razones que llevan a implementar la metodología. De esta manera, vencerás la resistencia natural al cambio e integrarás a los empleados en el proceso de transformación.
Acompañar durante todo el proceso del cambio es fundamental. Además, resulta muy positivo realizar reuniones con los involucrados para mostrarles de forma holística el diagnóstico de la situación actual.
Si partes del conocimiento con que cuenta tu talento humano, puedes potenciar el proceso. Con ese fin será necesario conformar equipos. Tu criterio en este sentido debe guiarse por los aportes de los grupos a la cadena de valor.
Recuerda que de esta manera motivas a que el éxito de la implantación de la metodología 5S sea un compromiso de todos. ¿Y qué tal si puedes gamificar este proceso para impulsar más el espíritu de realización de los grupos?
Los equipos de trabajo son quienes mejor conocen cada una de sus áreas. Por esta razón, tras recibir capacitación en la metodología 5S, están listos para realizar un levantamiento de los puntos críticos que deben ser atendidos.
Ellos pueden recabar la información necesaria para realizar los cambios que se requieren para lograr un lugar de trabajo optimizado. ¿Quién mejor que ellos para saber qué se usa y que no o qué mueble o máquina está en un lugar inadecuado?
La adopción de la metodología 5S está determinada por tu conocimiento de la empresa. De allí que tu habilidad te brinde opciones que puedes aplicar, teniendo presente que las personas tienen prioridad durante todo el proceso.
Esta implementación requiere de las siguientes actividades:
Un aspecto muy valioso para el éxito de la implantación de la metodología está en la evaluación del proceso en marcha. Recuerda que debes evaluar los aspectos cuantitativos, pero también son muy importantes los cualitativos.
Si partes de micro-objetivos y sus respectivas tareas, podrás obtener indicadores que te digan el estado actual de las cosas. En el caso de empresas grandes, es recomendable servirse de un auditor externo que sume a las evaluaciones internas.
Resulta una gran ventaja el contar con soluciones en la nube que te ayuden en la implementación de la metodología 5S. Con la colaboración de las soluciones digitales adecuadas, puedes lograr una impecable gestión de calidad.
Prysmex te permite contar con información en tiempo real, lo cual es muy útil en el desarrollo de una cultura organizacional que busca la optimización. Además, te permite alinear a todos los involucrados en el proceso de cambio planteado.
Te hemos presentado por qué es conveniente implementar una metodología 5S en tu empresa para optimizar la gestión. Trabajar en función de seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke permite instaurar una cultura organizacional de mejora constante de procesos.
El logro del incremento de la productividad, entre otros beneficios tan importantes y trascendentes, requiere soluciones tecnológicas que acompañen y apoyen los cambios.
En Prysmex, tenemos respuestas a la medida de cada cliente. Por ello, te invitamos a visitar nuestra biblioteca pública, en la cual encontrarás una lista de verificación acerca de la Metodología 5S.
Podrás descargar nuestra lista de verificación, compartirla con tus equipos e implementar esta metodología en tu empresa; incluso, si eres usuario de Prysmex podrías socializarla y personalizarla.
De esta forma contribuimos a la implementación de buenas prácticas en la industria, impulsamos la creación de una comunidad empresarial y te acompañamos en tu posicionamiento como líder de tu sector.
