El método Kaizen tiene un propósito fundamental: estimular la mejora continua de las personas y organizaciones. Y es que en un entorno tan competitivo como el actual las empresas necesitan maximizar su productividad.
Pero hablar de maximizar la productividad no significa tener que invertir más recursos. Por ejemplo, la implementación de este método se basa en realizar pequeños cambios que tendrían un mayor impacto positivo, incluso a largo plazo.
Con su implementación se involucran además todos los colaboradores de la empresa. Es un proceso de transformación que atraviesa transversalmente a la organización para que pueda tener los resultados esperados.
¿En qué consiste el método Kaizen?
El método Kaizen estimula el pensamiento de que los pequeños cambios continuos pueden hacer una gran diferencia. El aumento de la productividad viene dado entonces por procesos graduales y metódicos.
Implementarlo requiere del compromiso de todos los colaboradores de la empresa y exige también un cambio de actitud y paradigmas. Es importante dejar atrás el pensamiento resultadista y confiar en el proceso.
Los pilares fundamentales del método Kaizen son: planificar, hacer, comprobar y actuar.
Si bien las mejoras se notarán en cada paso, la mayor transformación se concretará en el largo plazo. Se concretará tanto en la consecución eficiente de los objetivos como en el aprendizaje y adaptación de procesos de cara a las nuevas metas.
Entonces, ¿cómo se sostiene el método Kaizen? Tiene su soporte en los cambios de hábitos, en eliminar malas prácticas y en mejorar la comunicación y el trabajo colaborativo.
Factores que intervienen en el método Kaizen: las 5s
Las 5s es una herramienta que funciona para auditar la implementación del método Kaizen. Es básicamente un check list que ayuda a garantizar que los colaboradores de la organización están siguiendo los parámetros de la filosofía.
Implementar el método Kaizen promueve el pensamiento en las empresas de proyectar más a largo plazo.
Las 5s se refieren a cinco conceptos enunciados en japonés:
- Seiri: se refiere a clasificar. Poner de un lado lo que es útil y del otro lo que no lo es. Se deja operativo lo que contribuye a cumplir los objetivos y facilitar los procesos.
- Seiton: se refiere a ordenar. Luego de haber priorizado lo útil y lo inútil, el próximo paso es ordenar. Entender en dónde se encontrará esa herramienta o proceso cuando se necesite para no perder el tiempo.
- Seiso: se refiere a la limpieza. Los entornos de trabajo aseados tienden a estimular la productividad de los trabajos. Vigilar la limpieza y la pulcritud es esencial.
- Seiketzu: se refiere a estandarizar. No pueden existir procesos dispares en las organizaciones. Estandarizar significa facilitar el trabajo y las actividades. Los tiempos de capacitación serán menores.
- Sheitzuke: se refiere a la disciplina de adoptar nuevos hábitos. Implementar cambios puede ser una tarea compleja por causa de la resistencia natural de los colaboradores a hacer las cosas de manera diferente. Pero la disciplina contrarresta la resistencia.
5 pasos para poner en práctica el método Kaizen
Cada organización puede establecer sus propios pasos para poner en práctica el método Kaizen. Estos responderán a las necesidades particulares de la empresa y a los recursos disponibles. Pero en general se pueden seguir los siguientes:
- Informar y capacitar: es importante involucrar a quienes son el corazón de las organizaciones: los colaboradores. Esto, sin distingo de niveles, es clave tanto que se involucren directivos como los colaboradores operativos.
- Plantear objetivos: no puedes iniciar el viaje si no sabes cuál será el destino. Esta es la premisa de este paso. Plantear el punto de llegada para luego poder definir los medios para alcanzarlo.
- Analizar datos y simplificar: también es fundamental saber en dónde se encuentra ahora mismo la organización. Hacer un diagnóstico real de la situación para poder implementar soluciones.
- Monitorear: no se puede mejorar, si no se miden desempeños y resultados. En esta etapa es posible identificar las fortalezas y debilidades de los equipos de trabajo y los procesos.
- Plan de acción: resolver las debilidades e impulsar las fortalezas es lo que derivará en el éxito de la implementación del método. Los esfuerzos no se detienen para entender dónde están las fallas. Lo que llevará al éxito a la organización es su capacidad de resolver y ajustar.
¿Qué ventajas obtiene tu empresa al implementar el método Kaizen?
Implementar correctamente el método Kaizen trae distintas ventajas a tu empresa. En general, influye positivamente en la productividad y en la motivación de los colaboradores a exigirse más para alcanzar la excelencia.
Pero entremos en más detalles de estas ventajas.
- Reducción de actividades innecesarias
Al diferenciar “lo útil de lo inútil” en la empresa se hace una reducción de actividades innecesarias. Se descarta esa actividad que retrasaba procesos y que hacía perder recursos valiosos como el tiempo.
De esta manera los colaboradores se pueden concentrar en tareas verdaderamente productivas y que si acercarán al equipo a cumplir sus objetivos.
- Mayores niveles de satisfacción y compromiso
Los colaboradores de la empresa necesitan sentir que lo que hacen es significativo y que son parte de algo más grande. Al entender su papel en el proceso de mejora de la empresa, se sienten más comprometidos con la cultura organizacional.
El método Kaizen estimula la proactividad y el trabajo colaborativo. Le hace entender a los equipos de trabajo que el esfuerzo mancomunado y los cambios de hábito conscientes marcan una diferencia exponencial.
- Hace tu empresa competitiva
Procesos eficientes, colaboradores satisfechos y la proactividad son factores clave en la fórmula de la competitividad. Cuando tu empresa está funcionando bien por dentro pueden proyectar ese éxito hacia afuera.
Con la implementación del método Kaizen se aprovechan al máximo los recursos.
Conclusión
El método Kaizen es una filosofía cuya aplicación en la empresa maximiza su productividad. Lo logra mediante la reducción de ineficiencias y concentrando los esfuerzos en hacer pequeños cambios, pero significativos.
Las empresas que adoptan esta metodología están en un estado de mejora continua que le dan un enorme valor a largo plazo.
Implementar el método Kaizen requiere de planificación y el compromiso de todos los colaboradores de la empresa. Pero también requiere herramientas digitales que simplifiquen los procesos operativos y de monitoreo o seguimiento.
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