El proceso de elegir un software de gestión integral es clave para cualquier empresa. Al fin y al cabo, este sistema será el responsable de optimizar tareas, gestionar recursos y de brindar información que facilite la toma de decisiones.
Si vas a realizar una inversión en un sistema de gestión o ERP, el elegido debe significar un apoyo para todas las áreas clave de la empresa. Necesitas de un sistema integral cuyas funciones se adapten a todas tus actividades.
¿Cómo puedes escoger acertadamente este sistema? Muy fácil, sigue las siguientes orientaciones y podrás seleccionar el mejor software de gestión integral.
Evaluación de Funcionalidades Esenciales
Al realizar una rápida búsqueda por Internet te darás cuenta de que existen un sin fin de software de gestión integral para empresas. Algunos, con funciones similares y otros, con funciones más especializadas.
Antes de adquirir cualquier software de gestión integral debes evaluar qué te ofrece y asegurarte que se adapte a tus necesidades.
Con todas las opciones que te aparezcan, tendrás que realizar un primer filtro y quedarte únicamente con los que posean las siguientes tres funcionalidades esenciales.
Análisis de Capacidades para la Gestión de Calidad
El objetivo de los sistemas de gestión de calidad es garantizar que los productos, servicios y procesos cumplan o superen las expectativas de los clientes. Para lograrlo con un software de gestión integral, el sistema debe proporcionar un marco estructurado para gestionar y mejorar continuamente los procesos.
Por eso, es importante que el sistema que escojas te permita evaluar la capacidad de la empresa de ofrecer servicios y productos de calidad. El sistema debe transformar tus resultados en indicadores que sean fácilmente medibles.
Por ejemplo, debe estar en capacidad de indicar cuánto has producido, el tiempo que te ha tomado y los recursos usados. Si hablamos de seguridad industrial, te debe indicar las estadísticas de accidentabilidad, desviaciones activas y resueltas, entre otros aspectos.
Con los datos que te ofrezca el sistema sobre tus actividades, podrás identificar tendencias y visualizar situaciones para mejorarlas o mantenerlas en tus procesos de trabajo.
Evaluación de Herramientas de Mantenimiento Preventivo
Dentro de todo ese grupo de funciones que te ofrece el software, es fundamental contar con herramientas para la evaluación del mantenimiento preventivo. Si las posee, podrás hacer seguimiento del funcionamiento de tus equipos.
Además, necesitas poder crear calendarios o cronogramas de mantenimiento, dar atención continua a las actividades de mantenimiento, a la resolución de averías, paradas o fallas.
El software también debe permitirte asignar responsables de los mantenimientos y los tiempos en que se deben realizar las tareas.
Un software como Prysmex es ideal para esto. Te ofrece estas funciones para mantenimiento preventivo. Por eso, al adquirirlo estás obteniendo una herramienta de primera.
Verificación de Funcionalidades de Seguridad y Gestión de Riesgos
Hoy día, está muy clara la necesidad de llevar sistemas de gestión de seguridad y riesgos. Hacerlo garantiza la continuidad de las operaciones, fortalece el logro de objetivos, reduce la incertidumbre y mejora el rendimiento.
Es importante contar con un software que integre funciones que te permitan llevar las tareas de seguridad. Lo ideal es que puedas documentar y asignar hallazgos, tareas e incidentes. También, realizar reportes, inspecciones y recorridos.
Todo este conjunto de funciones es propio de un software de gestión integral completo y adaptable a tu empresa.
Integración y Compatibilidad
La mayoría de las empresas que buscan un software de gestión integral lo hacen porque, aunque ya poseen sistemas independientes para llevar sus datos, se han dado cuenta de que necesitan que estén conectados.
Generalmente, las empresas llevan software independientes por departamento o, como es común, documentos o archivos aislados donde se almacena la información que genera cada actividad.
El problema de hacerlo así es lo ineficiente que resulta para el trabajo. Toda la información está segregada y se dificulta procesarla. Lo procedente es tener todos los datos en un solo sistema como los software integrales.
Es posible que en este momento tú pertenezcas a esas empresas que llevan sus datos por separado y te preocupa perder esa información. Despreocúpate, un buen software de gestión integral puede alinearse con los sistemas existentes.
Entonces, para asegurarte de poder cargar tus datos anteriores, tienes que evaluar entre las opciones de software y escoger el que posea las siguientes capacidades:
Evaluación de la Capacidad de Integración con Sistemas Existentes
Debes consultar con el proveedor qué alternativas o funcionalidades te permiten cargar al sistema tus datos anteriores. Incluso, consulta la compatibilidad con los software que has venido utilizando hasta ahora.
En función de la información obtenida, escoge el de mayor compatibilidad para salvar todos tus datos anteriores.
Compatibilidad con Dispositivos y Plataformas Móviles
Algo que es muy valioso en los software integrales actuales es la posibilidad de poder trabajarlos en tiempo real y tenerlos al alcance de las manos. Esta facilidad se logra cuando los sistemas son compatibles con dispositivos y plataformas móviles.
Un software de gestión integral perfecto es el que sea compatible con otros sistemas y conecte todos tus datos.
Al momento de consultar con el proveedor, recuerda preguntarle si el sistema puede trabajarse desde el celular o tablet.
Interoperabilidad con Software de Terceros
Es ideal que el sistema con el que trabajas te permita cargar o conectarte con otros software. Por ejemplo, que puedas cargar archivos Word o tablas de Excel e, incluso, conectarlo al correo corporativo.
Consulta las compatibilidades antes de decidirte por uno. Asegúrate de que realmente estás adquiriendo un sistema que se adapte a tus necesidades de trabajo.
Soporte y Servicio Post-Venta
La integración de todo nuevo sistema lleva asociada una curva de aprendizaje que es mucho más sencilla cuando cuentas con el apoyo del proveedor. Además, muchas veces, por más sencillo que sea el producto, van a aparecer momentos en que necesites una guía que te saque de apuros.
Por eso, cuando adquieres por primera vez un software de gestión integral, es necesario contar constantemente con el asesoramiento del proveedor. Hay tres aspectos clave del servicio posventa que debes asegurarte de tener antes de comprar. Ellos son:
Evaluación de la Calidad del Soporte Técnico
Al hacer el primer contacto y la primera entrevista con el proveedor, pregunta todo lo relacionado con el soporte técnico. Por ejemplo, alcance del servicio, horarios en que está disponible o si tiene algún costo extra.
Aunque lo correcto es un servicio de soporte técnico constante y que te apoye en cualquier situación, no asumas que es así. Pregunta detalladamente qué averías cubren y los tiempos de atención. Contar con un buen servicio es clave para tus operaciones.
Disponibilidad de Actualizaciones y Mantenimiento
Los sistemas digitales también requieren mantenimiento y actualizaciones recurrentes. Cada día aparecen nuevas necesidades y amenazas como los virus.
Un sistema que se actualiza frecuentemente está más protegido de ataques y funciona más eficientemente. Puede mantenerse a la par de los avances tecnológicos y las necesidades empresariales.
Capacitación y Recursos de Ayuda para los Usuarios
De los tres, este punto es de mucho valor al momento de evaluar el servicio. Necesariamente, el proveedor debe asegurar que va a acompañarte en el aprendizaje de esta nueva herramienta. Con capacitaciones y orientaciones del mismo desarrollador, lograrás aprovechar la herramienta al 100%.
Conclusión
Si tu intención es mejorar el trabajo de los departamentos de calidad, seguridad y mantenimiento, debes conectarlos por medio de un software de gestión integral. Así, conseguirás mayor rapidez y precisión en el proceso de trabajo.
Te aseguramos que lograrás cumplir con los estándares de seguridad y calidad requeridos para tus operaciones.
Si buscas un software que te brinde todas estas posibilidades y que se adapte a tus actividades, Prysmex es lo que necesitas. Contáctanos y aclara todas tus inquietudes con nosotros.
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